Trzy osoby wybrane na zebraniu, jedna uchwała, temat zamknięty. Tak to wygląda w dniu wyboru. Pół roku później ten sam zarząd odpowiada za rachunek bankowy wspólnoty, terminy przeglądów, rozliczenie zaliczek, sprawozdanie roczne i rozmowę z właścicielem, który nie płaci od marca. Obowiązki zarządu wspólnoty mieszkaniowej nie są kwestią dobrej woli ani zaangażowania. Wynikają z ustawy o własności lokali oraz z prawa budowlanego, a część z nich ma sztywne terminy. Poniżej to, co spoczywa na zarządzie naprawdę, i to, czego właściciele mogą od niego wymagać.
Kto tworzy zarząd wspólnoty mieszkaniowej?
Jeżeli w budynku wyodrębniono więcej niż trzy lokale, właściciele mają obowiązek wybrać zarząd. Mniejsze wspólnoty, liczące do trzech lokali, działają na zasadach współwłasności z Kodeksu cywilnego i zarządu wybierać nie muszą.
Zarząd może być jednoosobowy albo kilkuosobowy. Wchodzą do niego wyłącznie osoby fizyczne, przy czym nie musi to być właściciel lokalu. Czasem rozsądniej wybrać kogoś spoza budynku, kto ma czas i doświadczenie, niż sąsiada, który zgodził się z grzeczności i po dwóch miesiącach przestaje odbierać telefon.
Właściciele mogą odwołać cały zarząd albo pojedynczego członka w każdej chwili, uchwałą. Nie trzeba czekać na koniec kadencji ani udowadniać winy.
Osobna sytuacja to zarząd powierzony. Właściciele mogą w umowie zawartej w formie aktu notarialnego przekazać prowadzenie spraw wspólnoty wskazanej osobie albo firmie. Wtedy zarządu z wyboru po prostu nie ma.
Zwykły zarząd i decyzje, których nie podejmie sam
Zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w relacjach z poszczególnymi właścicielami. Samodzielnie działa tylko w granicach zwykłego zarządu: bieżące naprawy, konserwacja, umowy na sprzątanie, obsługa awarii, korespondencja, drobne zakupy.
Wszystko, co wykracza poza bieżące utrzymanie, wymaga uchwały właścicieli. Dotyczy to między innymi:
- przyjęcia rocznego planu gospodarczego i ustalenia wysokości zaliczek,
- większych remontów i modernizacji budynku,
- zaciągnięcia kredytu albo innego zobowiązania finansowego,
- zmiany przeznaczenia części wspólnej,
- ustalenia wynagrodzenia zarządu,
- nabycia nieruchomości lub podziału nieruchomości wspólnej.
Granica bywa prosta: wymiana uszkodzonego domofonu to zwykły zarząd, wymiana całej instalacji domofonowej wraz z okablowaniem już nie. Zarząd, który podpisze umowę na termomodernizację bez uchwały, naraża wspólnotę i siebie.
Obowiązki zarządu wspólnoty mieszkaniowej
Ustawa wylicza je dość konkretnie:
- prowadzenie i aktualizowanie spisu właścicieli lokali oraz przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej,
- dokonywanie rozliczeń wyłącznie przez rachunek bankowy wspólnoty,
- prowadzenie ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu, zaliczek oraz rozliczeń z innych tytułów,
- sporządzanie rocznego sprawozdania ze swojej działalności,
- zwołanie zebrania ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, najpóźniej w pierwszym kwartale,
- powiadomienie właścicieli o zebraniu na piśmie, co najmniej tydzień wcześniej, wraz z porządkiem obrad,
- zwołanie zebrania na żądanie właścicieli dysponujących co najmniej jedną dziesiątą udziałów,
- wykonywanie uchwał podjętych przez właścicieli.
Do tego dochodzą obowiązki techniczne, o których łatwo zapomnieć aż do kontroli nadzoru budowlanego: coroczne przeglądy instalacji i elementów budynku narażonych na warunki atmosferyczne, przeglądy pięcioletnie obejmujące stan techniczny i przydatność budynku do użytkowania, kontrole przewodów kominowych i instalacji gazowej, prowadzenie książki obiektu budowlanego.
Zostaje jeszcze codzienność, której żaden przepis nie opisze: umowy z dostawcami mediów, ubezpieczenie budynku, nadzór nad wykonawcami, reagowanie na zgłoszenia mieszkańców, pilnowanie zaległości. Właściciel, który nie płaci zaliczek przez rok, nie jest problemem samego zarządu. Jest problemem wszystkich pozostałych, bo pieniądze na rachunku nie pojawią się z powietrza.
Właściciele mają przy tym prawo kontroli działalności zarządu. W praktyce oznacza to wgląd w umowy, faktury, rozliczenia i dokumentację techniczną budynku, a nie wyłącznie w jednostronicowe podsumowanie odczytane na zebraniu. Zarząd, który zasłania się brakiem czasu albo ochroną danych, zwykle sam nakręca konflikt. Uporządkowane dokumenty i jeden ustalony tryb ich udostępniania potrafią oszczędzić miesiące korespondencji.
Czym ryzykuje członek zarządu wspólnoty mieszkaniowej?
Zarząd odpowiada przed wspólnotą za sposób prowadzenia jej spraw. Jeżeli nie wypełnia obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel może wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego. Pominięty przegląd kominiarski czy gazowy potrafi skończyć się mandatem, a w gorszym wariancie odpowiedzialnością za skutki pożaru albo zatrucia czadem.
Jest i druga strona. Praca w zarządzie nie musi być darmowa. Członek zarządu może żądać wynagrodzenia odpowiadającego uzasadnionemu nakładowi pracy, a jego wysokość ustalają właściciele w uchwale. Dobrowolność bywa zresztą główną przyczyną wypalenia zarządów w większych budynkach.
Zarząd nie odpowiada jednak za wszystko. Jeżeli właściciele odrzucą uchwałę o wymianie instalacji, a rok później dojdzie do awarii, decyzja była po ich stronie. Warunek jest jeden: zarząd musi mieć na to papier. Przedstawione kosztorysy, protokół z zebrania, wynik głosowania. Bez dokumentów każda rozmowa o odpowiedzialności kończy się w tym samym miejscu.
Właściciel, który uważa uchwałę za niezgodną z prawem albo naruszającą jego interes, ma sześć tygodni od jej podjęcia lub od powiadomienia o niej na zaskarżenie do sądu. Po tym terminie uchwała zostaje w mocy.
Kiedy zarząd potrzebuje wsparcia zarządcy nieruchomości?
Zarząd złożony z pracujących na etacie właścicieli rzadko jest w stanie samodzielnie pilnować terminów przeglądów, weryfikować kosztorysy, prowadzić ewidencję i jeszcze rozmawiać z wykonawcami w godzinach pracy. Powierzenie obsługi zarządcy nie pozbawia zarządu kompetencji. Zdejmuje z niego operacyjną część roboty i porządkuje dokumentację.
MAGNUM Nieruchomości obsługuje wspólnoty mieszkaniowe w Szczecinie, łącząc prowadzenie spraw formalnych i finansowych z praktycznym spojrzeniem na budynek: przeglądami, remontami, utrzymaniem terenu i reagowaniem na awarie. Zarząd zachowuje kontrolę nad decyzjami, a przestaje odpowiadać osobiście za każdy termin w kalendarzu.
FAQ
Czy członek zarządu musi być właścicielem lokalu?
Nie. Do zarządu wspólnoty mieszkaniowej może zostać wybrana każda osoba fizyczna, także spoza grona właścicieli. Nie może nim być natomiast spółka ani inna firma.
Kiedy zarząd musi zwołać zebranie roczne?
Najpóźniej w pierwszym kwartale każdego roku. Zawiadomienie trzeba wysłać właścicielom na piśmie co najmniej tydzień przed terminem, razem z porządkiem obrad.
Co zrobić, gdy zarząd nie wykonuje swoich obowiązków?
Pierwszy krok to uchwała o odwołaniu zarządu, którą właściciele mogą podjąć w każdym momencie. Jeżeli to nie wystarczy, każdy właściciel może żądać ustanowienia przez sąd zarządcy przymusowego.
Na jak długo wybiera się zarząd wspólnoty?
Przepisy nie narzucają kadencji. Właściciele mogą określić ją w uchwale o wyborze zarządu albo zrezygnować z terminu i zostawić sobie prawo odwołania w dowolnym momencie. Częstym rozwiązaniem jest kadencja roczna, potwierdzana na zebraniu rocznym.
Czy zarząd może sam zdecydować o remoncie dachu?
Nie, remont dachu wykracza poza zwykły zarząd i wymaga uchwały właścicieli. Zarząd przygotowuje materiały, kosztorysy i propozycję finansowania, natomiast decyzję podejmuje wspólnota.
