Trzy oferty na stole: 0,75 zł za metr, 1,10 zł i 1,45 zł. Przy budynku o powierzchni 1 300 m² różnica między skrajnymi propozycjami to ponad 10 tysięcy złotych rocznie, więc wybór wydaje się prosty. Zwykle jest prosty do pierwszego rozliczenia rocznego albo do pierwszej kontroli nadzoru budowlanego, przy której okazuje się, że przeglądu gazowego nikt nie zamówił. Cena zarządzania wspólnotą mieszkaniową sama w sobie nie mówi prawie nic. Zaczyna coś znaczyć dopiero zestawiona z zakresem obowiązków i z listą czynności rozliczanych osobno.
Wynagrodzenie zarządcy to nie to samo co opłata do wspólnoty
Właściciel lokalu płaci co miesiąc zaliczkę na koszty zarządu nieruchomością wspólną. Ustawa o własności lokali wylicza, co się w niej mieści: media dostarczane do części wspólnych, ubezpieczenie budynku, podatki i opłaty publicznoprawne, utrzymanie czystości i porządku, bieżąca konserwacja oraz remonty, a także wynagrodzenie zarządu albo zarządcy. Zaliczki są płatne z góry, do 10 dnia każdego miesiąca.
Wynagrodzenie firmy zarządzającej to jedna pozycja z tej listy i zwykle nie największa. Przy typowym budynku wielorodzinnym z każdej złotówki zaliczki eksploatacyjnej na zarządcę idzie mniej więcej 20 do 30 groszy. Reszta to prąd na klatce, sprzątanie, konserwatorzy, przeglądy, polisa i podatek od gruntu. Osobno zbierany jest fundusz remontowy, który z wynagrodzeniem zarządcy nie ma nic wspólnego.
To rozróżnienie brzmi akademicko, dopóki na zebraniu nie padnie zdanie „płacimy zarządcy 600 złotych miesięcznie z mieszkania”. Nie płacimy. Płacimy zwykle kilkadziesiąt.
Ile kosztuje zarządzanie wspólnotą mieszkaniową w praktyce
Dominujący model rozliczeń to stawka za metr kwadratowy powierzchni lokalu, naliczana miesięcznie. W Szczecinie i miastach o podobnej skali oferty mieszczą się najczęściej w przedziale od 0,80 do 1,60 zł za m². Nowe osiedla z windami, garażem podziemnym, bramami, monitoringiem i terenem zielonym do utrzymania zaczynają się raczej od 1,30 zł i potrafią dobić do 2 zł. W Warszawie i Trójmieście widełki są wyraźnie wyższe.
Policzmy na konkretnym budynku. Wspólnota ma 24 lokale o łącznej powierzchni 1 320 m². Przy stawce 1,10 zł za m² zarządca dostaje 1 452 zł miesięcznie za obsługę całej nieruchomości. Właściciel mieszkania o powierzchni 55 m² dokłada się do tego kwotą około 60 zł. Roczny koszt obsługi całej wspólnoty: 17 424 zł.
Mała wspólnota zapłaci więcej w przeliczeniu na metr i to nie jest złośliwość rynku. Budynek z sześcioma lokalami wymaga tego samego zestawu czynności co budynek z sześćdziesięcioma: rachunek bankowy, ewidencja pozaksięgowa, zebranie roczne, sprawozdanie, przeglądy, rozliczenie mediów. Dlatego przy małych nieruchomościach stosuje się opłatę minimalną, zwykle od 300 do 600 zł miesięcznie, co przy 350 m² daje realnie 1,50 zł za metr albo więcej.
Jeszcze jedna rzecz do sprawdzenia w umowie: od jakiej powierzchni liczona jest stawka. Standardem jest powierzchnia lokali, ale zdarzają się umowy doliczające powierzchnie przynależne, piwnice i garaże, co potrafi podnieść rachunek o kilkanaście procent.
Usługa zarządzania nieruchomościami mieszkalnymi świadczona na zlecenie jest zwolniona z VAT, więc stawka z oferty jest zwykle kwotą końcową. Zwolnienie nie obejmuje jednak prac technicznych, remontowych ani obsługi lokali użytkowych, i tam podatek wróci.
Co podbija stawkę
Zarządca wycenia nakład pracy, a ten w dwóch budynkach o tej samej powierzchni potrafi się różnić dwukrotnie. Na cenę wpływają przede wszystkim:
- liczba lokali i średni metraż, bo rozliczenia prowadzi się na lokal, a nie na metr,
- wiek budynku i stan instalacji, czyli częstotliwość awarii i zgłoszeń,
- winda, garaż podziemny z wentylacją mechaniczną, brama, kotłownia albo własny węzeł cieplny,
- teren zielony, parking, plac zabaw i wszystko, co wymaga umów oraz nadzoru,
- lokale użytkowe na parterze, bo wchodzą osobne rozliczenia, faktury i częstsza korespondencja,
- liczba dłużników i skala zaległości,
- planowany remont albo inwestycja, która zmienia obsługę administracyjną w prowadzenie projektu,
- forma współpracy: zarząd powierzony aktem notarialnym oznacza szerszą odpowiedzialność niż zwykłe administrowanie i kosztuje więcej.
Pozycje, których nie ma w stawce podstawowej
Żaden zarządca nie mieści wszystkiego w podstawowej opłacie i nie o to chodzi w porównywaniu ofert. Chodzi o to, żeby lista wyłączeń była widoczna przed podpisaniem umowy, a nie po pierwszej fakturze. Poza stawką zwykle zostają:
- przeglądy roczne oraz pięcioletnie, kontrole kominiarskie, gazowe i instalacji elektrycznej,
- umowy konserwacyjne: hydraulik, elektryk, domofon, brama, serwis windy,
- sprzątanie budynku i utrzymanie terenu,
- obsługa prawna sporów, pozwy o zapłatę, opłaty sądowe i komornicze,
- nadzór nad remontem, rozliczany często jako 2 do 5 procent wartości robót,
- koszty bankowe, pocztowe, wydawanie zaświadczeń dla notariuszy i banków,
- przejęcie dokumentacji od poprzedniego zarządcy i jej uporządkowanie.
Ostatni punkt bywa niedoceniany. Przejęcie zaniedbanej wspólnoty to często kilka tygodni pracy: odtworzenie spisu właścicieli i udziałów, zebranie umów, ustalenie salda funduszu remontowego, sprawdzenie, kiedy naprawdę wykonano ostatni przegląd instalacji gazowej.
Kiedy niska stawka kosztuje więcej
Tania obsługa jest możliwa na dwa sposoby. Albo firma ma dobrze poukładane procesy i program, który realnie skraca pracę, albo jeden pracownik prowadzi czterdzieści budynków. Drugi wariant widać po kilku miesiącach.
Najdroższe skutki oszczędzania na zarządcy nie pojawiają się w kolumnie „wynagrodzenie”. Pojawiają się gdzie indziej. Pominięty przegląd kominiarski kończy się mandatem, a w gorszym wariancie odpowiedzialnością za zatrucie czadem. Niewypowiedziana w porę umowa z dostawcą przedłuża się na kolejny rok po gorszej stawce. Zaległości, których nikt nie ścigał, po trzech latach przedawniają się jako świadczenia okresowe i wspólnota traci pieniądze bezpowrotnie. Rozliczenie roczne dostarczone w lipcu zamiast w marcu blokuje decyzje o remoncie na cały sezon budowlany.
Różnica 0,35 zł za metr przy budynku z mojego przykładu to 5 544 zł rocznie. Jedna źle poprowadzona sprawa windykacyjna albo jeden remont bez nadzoru potrafi tę kwotę przewyższyć w tydzień.
Jak porównać oferty, żeby porównanie miało sens
Zanim wspólnota zagłosuje, warto wyciągnąć od każdego kandydata odpowiedzi na te same pytania:
- Od jakiej powierzchni liczona jest stawka i czy obejmuje piwnice oraz garaże?
- Co dokładnie mieści się w cenie, a co jest rozliczane osobno? Poproście o listę, nie o zapewnienie.
- Ilu budynków pilnuje jedna osoba prowadząca wspólnotę?
- Do kiedy wspólnota dostaje rozliczenie roczne i sprawozdanie zarządu?
- Czy właściciele mają wgląd w kartotekę i rozliczenia online, czy dzwonią po saldo?
- Kto odbiera telefon o 22:00, gdy pęka pion wodny?
- Jaką sumę gwarancyjną ma polisa OC zarządcy?
- Jaki jest okres wypowiedzenia umowy i co dzieje się z dokumentacją po rozstaniu?
Jeśli katalog czynności powierzonych zarządcy nie przekracza zakresu tzw. „zwykłego zarządu” – a tak jest zazwyczaj to Umowę z Zarządcą/administratorem podpisuje Zarząd Wspólnoty. W tej umowie określany jest zakres wykonywanych usług oraz wysokość wynagrodzenia Zarządcy/Administratora. Do podpisania takiej umowy jak również jej wypowiedzenia nie jest konieczna Uchwała Wspólnoty, jednakże nic nie stoi na przeszkodzie, żeby Wspólnota taką uchwałę poprzez swoich członków podjęła. Późniejszą zmianę wynagrodzenia zawartego w Umowie powinno się natomiast zatwierdzać uchwałą wspólnoty. Wyjątkiem jest zarząd powierzony ustanowiony w akcie notarialnym. To sytuacja, kiedy we wspólnocie nie ma zarządu właścicielskiego tylko podmiot zewnętrzny będący zarządcą pełni jednocześnie rolę Zarządu Wspólnoty. Rozstanie w takim przypadku z takim Zarządcą jest co do zasady trudniejsze, ponieważ rozwiązanie takiej Umowy tak jak i jej podpisanie również wymaga formy aktu notarialnego.
Gdzie w tym jest MAGNUM
MAGNUM Nieruchomości prowadzi wspólnoty mieszkaniowe w Szczecinie i w okolicach w promieniu do około 100 km, łącząc obsługę formalną i finansową z częścią techniczną: przeglądami, konserwacją, remontami i utrzymaniem terenu. Ponad 25 lat pracy przy nieruchomościach daje przewagę, której nie widać w cenniku, a widać przy pierwszym poważnym zgłoszeniu: szybciej wiadomo, czy zawilgocona ściana w piwnicy to skutek nieszczelnej rynny, czy zapowiedź wymiany izolacji za kilkadziesiąt tysięcy. Wycena zawsze opiera się na konkretnym budynku, jego wieku, wyposażeniu i stanie dokumentacji, bo stawka oderwana od tych rzeczy jest tylko liczbą w mailu.
FAQ
Ile wynosi typowa stawka za zarządzanie wspólnotą mieszkaniową?
W Szczecinie najczęściej od 0,80 do 1,60 zł za m² powierzchni lokalu miesięcznie. Nowe osiedla z windą, garażem podziemnym i terenem zielonym kosztują więcej, małe wspólnoty rozliczane są zwykle opłatą minimalną rzędu 300 do 600 zł miesięcznie.
Czy do stawki zarządcy dolicza się VAT?
Zarządzanie nieruchomościami mieszkalnymi na zlecenie jest zwolnione z VAT, więc kwota z oferty jest zwykle kwotą do zapłaty. Podatek pojawia się przy usługach technicznych, remontowych i przy obsłudze lokali użytkowych.
Kto decyduje o wysokości wynagrodzenia zarządcy?
Zazwyczaj decyzję taką podejmuje Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej podpisując z Zarządcą Umowę o zarządzanie czy też administrowanie. W bieżacym orzecznictwie przyjęło się, że późniejsze zmiany tej stawki Wspólnota powinna zatwierdzać na zebraniu Wspólnoty w drodze podjętej Uchwały.
Dlaczego mała wspólnota płaci więcej za metr?
Bo zakres obowiązków jest niemal identyczny jak w dużym budynku. Rachunek bankowy, ewidencja, zebranie roczne, sprawozdanie i przeglądy kosztują tyle samo pracy przy sześciu lokalach co przy sześćdziesięciu, tylko koszt rozkłada się na mniejszą powierzchnię.
Jak zmienić zarządcę wspólnoty?
To zależy czy mamy do czynienia z tzw. zwykłym zarządcą/administratorem czy też Zarządca świadczy usługi na podstawie tzw. zarządu powierzonego. W pierwszym przypadku do wypowiedzenia takiej Umowy wystarczy podjęcie Uchwały Zarządu Wspólnoty i złożenie wypowiedzenia dotychczasowemu Zarządcy z zachowaniem okresu jej wypowiedzenia. W drugim wariancie trzeba zrobić zebranie z udziałem notariusza i uzyskać ponad 50% głosów liczonych ilością udziałów. Uchwała podjęta w zwykłej formie pisemnej nie wystarczy, ponieważ czynnośc taka będzie wtedy z mocy prawa nieważna.
