Wynajem mieszkania może być dobrym sposobem na stały przychód, ale tylko wtedy, gdy od początku wszystko jest dobrze poukładane. W praktyce problemy najczęściej nie zaczynają się od samego najemcy, tylko od źle przygotowanych dokumentów, zbyt ogólnych ustaleń i braku procedur na trudniejsze sytuacje. To właśnie dlatego warto wiedzieć, czym jest najem okazjonalny, kiedy rzeczywiście ma sens, jak go zorganizować żeby faktycznie nas chronił i jak przygotować umowę, żeby była nie tylko formalnie poprawna, ale też użyteczna w codziennym zarządzaniu najmem.
Czym jest najem okazjonalny?
Najem okazjonalny to szczególny rodzaj najmu lokalu mieszkalnego, zawieranego przez właściciela będącego osobą fizyczną, który nie wynajmuje mieszkania w ramach działalności gospodarczej w tym zakresie. Oznacza to, że właściciel może lepiej zabezpieczyć swoje interesy niż przy zwykłej umowie najmu, ale tylko pod warunkiem, że dopełni wszystkich wymaganych formalności.
Najważniejszym elementem jest tu nie sama nazwa dokumentu, ale komplet załączników. Umowa najmu okazjonalnego powinna być zawarta na czas oznaczony, a do niej trzeba dołączyć między innymi:
- oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji,
- wskazanie lokalu, do którego najemca może się wyprowadzić,
- zgodę właściciela tego lokalu na przyjęcie najemcy po zakończeniu najmu, jeśli zajdzie taka potrzeba.
To właśnie te elementy odróżniają najem okazjonalny od standardowej umowy. Bez nich cała konstrukcja traci swój sens i umowa najmu z mocy prawa staje się na powrót zwykłą umową najmu.
Kiedy najem okazjonalny naprawdę warto rozważyć?
Wydawać by się mogło, że nie każdy wynajem wymaga takiego rozwiązania, ale w większości przypadków jest to absolutnie jedyny sposób, żeby właściciela wynajmowanego mieszkania w jakimś stopniu zabezpieczyć przed nieuczciwym najemcą. Najem okazjonalny warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy właścicielowi zależy w dużej mierze na ograniczeniu ryzyka związanego z nieuczciwym podejściem najemcy do całej Umowy najmu. Mając na względzie ogromną dysproporcję pomiędzy wartością wynajmowanego mieszkania (co najmniej kilkaset tysięcy zł) a zarobkiem z czynszu (do kilku tysięcy zł miesięcznie) kwestia bezpieczeństwa całej transakcji rozłożonej w czasie oraz zabezpieczenie się przed możliwością utraty kontroli nad swoim mieszkaniem powinna być kluczowa dla właściciela a na pewno ważniejsza od wszystkich innych czynników.
Najczęściej sprawdza się to w takich sytuacjach:
- Wynajmujesz jedno mieszkanie lub kilka lokali prywatnie.
- Zależy Ci na jak najlepszym zabezpieczeniu przed nieuczciwymi najemcami.
- Chcesz uniknąć sytuacji, w której pozbycie się ze swojego mieszkania nieuczciwego najemcy może trwać w ekstremalnych przypadkach nawet latami.
- Oddajesz lokal po remoncie lub po prostu w dobrym standardzie i chcesz lepiej zabezpieczyć swój majątek.
- Nie chcesz działać „na słowo”, tylko w oparciu o konkretne zapisy i procedury, które zabezpieczą Cię bardziej niż zwykła umowa najmu.
To rozwiązanie bywa szczególnie przydatne dla właścicieli, którzy nie mieszkają blisko wynajmowanego lokalu i nie chcą reagować dopiero wtedy, gdy pojawia się zaległość, awaria albo spór o stan mieszkania. W takich przypadkach liczy się nie tylko dobra umowa, ale też bieżący nadzór nad najmem i sprawne prowadzenie spraw formalnych. Właśnie dlatego wielu właścicieli korzysta także z usługi zarządzania najmem, żeby nie pilnować wszystkiego samodzielnie.
Co daje umowa najmu okazjonalnego właścicielowi?
Największą zaletą tego modelu nie jest „surowszy” charakter umowy, ale większa przewidywalność i bezpieczeństwo. Właściciel od początku działa według ściśle określonych zasad, a najemca wie, że dokumenty nie są przypadkowe ani spisane na szybko przy stole w kuchni.
Dobrze przygotowana umowa najmu okazjonalnego pomaga:
- precyzyjnie ustalić czas trwania najmu,
- opisać zasady płatności i terminy,
- uporządkować kwestie kaucji,
- określić sposób rozliczania mediów,
- zabezpieczyć procedurę zakończenia najmu,
- zmniejszyć ryzyko sporów dotyczących wydania lokalu,
- skutecznie pomóc w wyeksmitowaniu najemcy w sytuacji, kiedy faktycznie natrafimy na kogoś, kto postanowił nas rzeczywiście oszukać.
Ważne jest też to, że taka umowa zachęca do większej staranności już na etapie przygotowania lokalu. Trzeba sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy, opisać wyposażenie, stan ścian, podłóg, urządzeń i liczników. To istotne detale, który później mogą mieć wielkie znaczenie. Zwłaszcza wtedy, gdy pojawia się pytanie, czy uszkodzenie wynika ze zwykłego użytkowania, czy jednak z zaniedbania najemcy.
Z perspektywy właściciela nieruchomości najem to nie tylko podpisanie umowy i odbiór czynszu. To także pilnowanie terminów, dokumentów, kosztów i stanu technicznego lokalu. Dlatego doświadczenie w zarządzaniu nieruchomościami często okazuje się równie ważne jak sama znajomość przepisów.
Czy wybór najmu okazjonalnego może nie być najlepszym wyborem?
Nie, najem okazjonalny mimo pewnych czynników, które „na siłę” można by uznać za wady (np. więcej pracy i dłuższy czas jej przygotowania i sfinalizowania ze strony właściciela) zdecydowanie przewyższa pod każdym niemal względem to co niesie ze sobą zwykła umowa najmu. Cały proces zawarcia Umowy najmu okazjonalnego wymaga o wiele więcej pracy i staranności niż szybkie sporządzenie zwykłej umowy, w dodatku aby cały włożony w to trud nie poszedł na marne, właściciel musi pamiętać o zgłoszeniu takiej Umowy w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu do właściwego dla siebie terytorialnie Urzędu Skarbowego. Ponadto możliwość zawarcia umowy najmu w takiej formie wymaga tego aby znalazł się ktoś, kto dysponuje lokalem mieszkalnym do którego w razie problemów będzie mógł przeprowadzić się najemca. Najczęściej wskazanie takiego lokalu to problem po stronie najemcy. Nierzadko zobowiązują się im do tego ich znajomi lub rodzina.
Niemniej jednak tylko taka forma Umowy najmu daje właścicielowi jakiekolwiek realne zabezpieczenie przed możliwością faktycznej okupacji jego mieszkania przez nieuczciwych najemców długimi latami i użytkowania go całkowicie na koszt właścicieli jeśli już na takich „magików” trafimy.
Takie rozwiązanie może nie być potrzebne, znacznie utrudnione lub wręcz niemożliwe do zastosowania jedynie w przypadkach gdy:
- najemca ma problem ze wskazaniem lokalu zastępczego,
- wynajem nie dotyczy lokalu mieszkalnego, tylko użytkowego,
- wynajmujesz nieruchomość w ramach działalności, gdzie mogą mieć zastosowanie inne rozwiązania.
Warto też pamiętać, że sama forma umowy nie rozwiązuje wszystkich problemów. Jeżeli właściciel nie weryfikuje najemcy, nie sprawdza dokumentów, nie sporządza protokołu albo ignoruje sygnały o zaległościach, nawet dobra umowa nie naprawi chaosu organizacyjnego.
Jak przygotować umowę, żeby była realnie przydatna?
Najczęstszy błąd polega na korzystaniu z ogólnego wzoru znalezionego w internecie i dopisywaniu kilku zdań na końcu. Dotyczy to w zasadzie wszystkich rodzajów umów. Taka praktyka rzadko uwzględnia konkretną sytuację lokalu, właściciela i modelu rozliczeń.
Przygotowując umowę najmu okazjonalnego, warto zadbać o kilka elementów.
Dane i opis lokalu
Trzeba dokładnie wskazać strony, adres nieruchomości, powierzchnię, pomieszczenia oraz wyposażenie. Im mniej niedomówień, tym lepiej.
Zasady finansowe
W umowie powinny znaleźć się jasne informacje o:
- wysokości czynszu,
- terminie płatności,
- numerze rachunku,
- kaucji,
- opłatach administracyjnych i mediach,
- sposobie rozliczania niedopłat i nadpłat.
Użytkowanie mieszkania
Warto określić, czy najemca może podnajmować lokal, trzymać zwierzęta, dokonywać zmian w mieszkaniu lub używać go częściowo do celów zawodowych.
Zakończenie najmu
To sekcja, której nie warto traktować po macoszemu. Dobrze opisana procedura wydania lokalu, rozliczenia kaucji i zwrotu kluczy pomaga uniknąć wielu niepotrzebnych napięć.
Najem okazjonalny w praktyce: o czym właściciele zapominają najczęściej?
Na papierze wszystko może wyglądać dobrze, ale codzienność najmu szybko weryfikuje, czy dokumenty zostały przygotowane rzetelnie. W praktyce najczęściej pojawiają się te same potknięcia:
- brak kompletnego protokołu zdawczo-odbiorczego,
- nieczytelne zasady rozliczania opłat,
- brak aktualnych danych kontaktowych najemcy,
- niedopilnowanie formalności po podpisaniu umowy,
- zbyt ogólne zapisy o stanie lokalu i wyposażeniu.
Zdarza się też, że właściciel skupia się wyłącznie na aspekcie prawnym, a pomija techniczny. Tymczasem przy wynajmie mieszkania znaczenie ma również stan instalacji, urządzeń, wentylacji, stolarki czy elementów wykończeniowych. To właśnie na styku dokumentów i techniki najczęściej rodzą się później spory o odpowiedzialność za naprawy i koszty.
Dlatego rozsądne podejście do najmu nie kończy się na podpisaniu dokumentów. Obejmuje również przygotowanie lokalu, kontrolę stanu nieruchomości i sprawne reagowanie, gdy coś zaczyna wymagać uwagi.
Czy Umowa najmu okazjonalnego zawsze skutecznie zabezpieczy nas przed nieuczciwymi najemcami, którzy nagle przestają płacić i jeszcze w dodatku wcale nie chcą się wyprowadzić ?
No właśnie niestety nie !
W swoim założeniu taka forma zawartej Umowy miała w pełni zabezpieczać właściciela jednego czy też kilku mieszkań, który długo i ciężko pracował na ich zakup. Mamy wskazane mieszkanie do którego „w razie czego” najemca może się wyprowadzić. Jeśli mimo okoliczności, które zobowiązują go do opuszczenia Twojego mieszkania, jednak się do tego nie kwapi – zawsze można zlecić komornikowi eksmisję do wskazanego wcześniej lokalu. Nawet nie trzeba iść z tym do Sądu, ponieważ w przygotowanym wcześniej akcie notarialnym Najemca poddał się już dobrowolnie takiemu rygorowi. Właściciel czy też dysponent wskazanego lokalu notarialnie zobowiązał się do przyjęcia „w razie czego” tego naszego najemcy pod swój dach, więc … Wydaje się że nie powinno już być w takiej sytuacji żadnych istotnych problemów.
No właśnie. Tylko się tak wydaje !
Otóż nieuczciwi najemcy nauczyli się już omijać ten w swoim założeniu niezwykle bezpieczny dla właścicieli mieszkań tryb. Niestety, wystarczy że lokal do którego przyjaciel czy też znajomy naszego najemcy zobowiązał się przyjąć go, gdyby zaszła taka konieczność – w momencie w którym chcemy go wyeksmitować już tym lokalem nie dysponuje bo na ten przykład w tzw. „międzyczasie” go sprzedał – cała konstrukcja zabezpieczająca rozsypuje nam się w jednej chwili jak przysłowiowy domek z kart. Tzw. gwarant nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności (przecież nie zobowiązywał się że będzie „trzymał ten lokal” dla naszego najemcy do końca życia) a nasz najemca rozkłada jedynie ręce i dalej siedzi za darmo w naszym mieszkaniu. Co gorsza, każdy komornik w takiej sytuacji ma pełne prawo do odmowy wykonania eksmisji do lokalu, którego po prostu nie ma tzn. jest już własnością zupełnie kogoś innego. Trzeba też wiedzieć, że mimo tego, że taki obrót sprawy, w którym nagle „gwarantowany do przeprowadzki” lokal zwyczajnie znika może być oczywiście następstwem zmiany planów co do niego tzw. gwaranta z naszej Umowy najmu, to jednak jeśli trafiamy na zwyczajnego oszusta to „zniknięcie” tego „lokalu do ewentualnej eksmisji czy przeprowadzki” jest po prostu przez najemcę z góry zaplanowane. I w takiej sytuacji cały parasol ochronny roztoczony nad nami przez Umowę najmu okazjonalnego w jednej chwili znika bezpowrotnie.
Czy w takim razie najem okazjonalny jest bez sensu i tak naprawdę niczego nie daje i lepiej już zdać się na intuicję i zawrzeć z najemcą szybszą i tańszą zwykłą umowę najmu ?
No nie !
Otóż istnieje skuteczny sposób przeciwdziałania takiemu cwaniactwu czy też dajmy na to nieoczekiwanej sytuacji w której to „zapasowe” mieszkanie nagle się „ulatnia”. Żeby jednak z niego skorzystać trzeba oddać nasze mieszkanie w zarządzanie najmem profesjonalnemu zarządcy, który świadczy takie usługi. Mało tego. Zarządca ten musi mieć w swojej ofercie na tę okoliczność rozwiązanie specjalne. Niestety tym specjalnym rozwiązaniem dysponują tylko nieliczni zarządcy na rynku. Rozwiązanie takie znajdziemy na pewno u jednego z wiodących Zarządców na rynku zachodniopomorskim tj. MAGNUM Nieruchomości.
Polega ono dokładnie na tym, że to profesjonalny Zarządca najmu a nie Najemca wskazuje i dostarcza taki lokal mieszkalny, do którego „w razie czego” Najemca miałby się wyprowadzić albo jak nie będzie się z tym za bardzo kwapił to ma do tego lokalu eksmisję wykonać komornik.
Oczywiście taka usługa będzie kosztować dodatkowe kilkaset złotych, no ale takie mieszkanie nagle nie zniknie, nikt go niespodziewanie nie sprzeda, gwarant takiego mieszkania zobowiązuje się na piśmie, że mieszkanie będzie do dyspozycji w ściśle określonym terminie. Czyli komornik zawsze będzie miał gdzie takiego nieuczciwego najemcę eksmitować, bez obawy że pozostaje mu de facto tylko eksmisja „na bruk”. Oczywiście usunięcie takiego najemcy, jeśli okaże się wyjątkowo oporny może potrwać nawet kilka miesięcy. Nie należy jednak ukrywać, że znane są obecnie przypadki w których nawet przy zawartej Umowie najmu okazjonalnego, gdzie lokal „zastępczy” przy jej zawarciu „wskazywał” jednak najemca i dzięki temu jak doszło co do czego, ten lokal był już własnością zupełnie kogoś innego – usunięcie takiego delikwenta z mieszkania które de facto zaczął okupować trwało kilka lat. Odzyskanie strat poniesionych przez wszystkie te lata z tego tytułu to oczywiście jedynie czysta fikcja.
Takie rozwiązanie jest zupełnie niedostępne przy samodzielnej obsłudze najmu z bardzo prostej przyczyny. Nawet jeśli właściciel dysponuje innym lokalem mieszkalnym niż ten, który wynajmuje to wskazanie go w w Umowie jako lokal zastępczy dla swojego najemcy niczego nie zmienia. No przecież nikt nie chce przeprowadzić takiego gagatka do swojego drugiego mieszkania. Znalezienie wśród swojej rodziny czy też przyjaciół kogoś kto sam narazi się na taką okoliczność to także raczej coś z pogranicza fantasy czy bardziej horroru. Pozostaje więc tylko skorzystanie z oferty profesjonalnych zarządców, oczywiście wyłącznie takich, którzy taką usługę „lokalu zastępczego” oferują.
Czy warto łączyć najem okazjonalny z profesjonalnym zarządzaniem najmem?
Ze względów opisanych wyżej w zasadzie zawsze tak. Jeśli podejmujemy ryzyko tego, że ten „lokal zapasowy” wskaże w umowie najemca i to jego znajomy, przyjaciel czy członek rodziny podpisze zobowiązanie co do takiego lokalu do którego „w razie czego” przyjmie Waszego najemcę pod swój dach to de facto tracimy kontrolę nad całym panelem bezpieczeństwa tej formy Umowy. To tak jakbyśmy kupili telewizor i oddali pilota do ręki komuś innemu. W tym przypadku komu ? No właśnie najemcy.
Faktycznie, jeśli traficie na bardzo uczciwego i rzetelnego najemcę (no na szczęście na rynku najmu tacy nadal stanowią większość), to nawet bez udziału profesjonalnej obsługi i zarządzania najmem – poważniejszych problemów raczej nie napotkacie. Nawet przy zwykłej umowie najmu. Tylko, że przecież wszyscy chcemy korzystać z takich dostępnych na rynku rozwiązań, które mają nas jak najbardziej skutecznie zabezpieczyć przed rzeszą oszustów i cwaniaków (a takich niestety też jest niemało). Z rozwiązań, które zabezpieczą skutecznie nas i nasz majątek w postaci mieszkania wartego przecież kilkaset tysięcy złotych. Przy tym wszystkim należy zdawać sobie sprawę z tego, że przepisy prawa są tak asymetryczne w relacjach na linii właściciel – najemca (z oczywistym, rażącym wręcz przegięciem na korzyć najemców), że jeśli się odpowiednio nie zabezpieczymy to jak trafimy na takiego „oszusta – geniusza” to nie tylko możemy się go nie pozbyć z naszego mieszkania przez wiele lat, nie dość że w tym czasie może z niego korzystać na wyłącznie nasz koszt, to jeszcze my nawet nie będziemy mogli tego mieszkania de facto nikomu sprzedać za normalną cenę bo za taką kwotę nikt o zdrowych zmysłach tego mieszkania z takim „dzikim lokatorem” na pokładzie z pewnością nie kupi.
Profesjonalne wsparcie bywa pomocne na kilku etapach:
- przy przygotowaniu lokalu do wynajmu,
- podczas weryfikacji dokumentów,
- przy konstruowaniu zapisów umownych,
- w obsłudze najemcy po przekazaniu mieszkania,
- przy kontroli stanu lokalu i rozliczeniu po zakończeniu umowy
- przede wszystkim przy zabezpieczeniu całego najmu przed nieuczciwymi najemcami.
Dla właścicieli mieszkań, domów i lokali liczy się dziś nie tylko znalezienie najemcy, ale też uporządkowanie całego procesu oraz bezpieczeństwo przy jego przeprowadzeniu. Dobrze prowadzony najem ma swoją stronę formalną, organizacyjną i techniczną. I właśnie połączenie tych obszarów zwykle przynosi najbardziej przewidywalne efekty.
Najem okazjonalny – podsumowanie
Najem okazjonalny to dobre rozwiązanie dla właścicieli, którzy chcą wynajmować mieszkanie w sposób bardziej uporządkowany i świadomy a przede wszystkim bezpieczny. Nie jest to narzędzie na każdą sytuację, ale w większości przypadków pomaga lepiej poukładać relację z najemcą, wszystkie dokumenty i zasady zakończenia współpracy. Najważniejsze jest jednak to, by nie traktować tej umowy jak gotowego formularza do podpisania w pięć minut. Przy najmie liczą się szczegóły: stan lokalu, jakość zapisów, komplet dokumentów i codzienna organizacja całego procesu. Właśnie takie podejście, oparte na praktyce, technicznym spojrzeniu i porządku w sprawach formalnych, pozwala prowadzić najem spokojniej i rozsądniej. Niewątpliwie warte jest rozważenie tego, czy za stosunkowo niewielką opłatę nie warto tego wszystkiego zlecić sprawdzonemu i profesjonalnemu zarządcy.
FAQ
Czy najem okazjonalny można zawrzeć na czas nieokreślony?
Nie. Umowa najmu okazjonalnego powinna być zawarta na czas oznaczony. To jeden z podstawowych warunków tej formy najmu.
Czy akt notarialny jest obowiązkowy?
Tak. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji musi mieć formę aktu notarialnego. Bez tego najem okazjonalny nie daje właścicielowi przewidzianego zabezpieczenia.
Czy najem okazjonalny dotyczy każdego lokalu?
Nie. Co do zasady dotyczy lokalu mieszkalnego. W przypadku lokali użytkowych stosuje się inne rozwiązania i inny sposób konstruowania umów.
Kto ponosi koszt sporządzenia aktu notarialnego?
To zależy od ustaleń stron. Warto zapisać tę kwestię w umowie wprost, żeby uniknąć nieporozumień jeszcze przed przekazaniem lokalu. Częściej tym kosztem obciąża się najemcę niż Wynajmującego.
Czy sama umowa najmu okazjonalnego wystarczy, żeby dobrze zabezpieczyć wynajem?
Niestety nie. Pewnym w miarę zabezpieczeniem w tym względzie jest jedynie wskazanie i zapewnienie tzw. „lokalu zastępczego” dla najemcy nie przez najemcę, jak się to najczęściej odbywa ale przez Wynajmującego (właściciela) lub co jest znacznie lepszym rozwiązaniem – przez profesjonalnego zarządcę obsługującego najem. Duże znaczenie mają także weryfikacja najemcy, protokół zdawczo-odbiorczy, sposób rozliczeń, stan techniczny mieszkania i konsekwencja w prowadzeniu spraw od początku do końca.
