Pion wodny puszcza w sobotę o dwudziestej drugiej. Właściciel z parteru dzwoni do sąsiada z zarządu, ten nie odbiera, bo jest na weselu. W poniedziałek okazuje się, że nikt nie pamięta, która firma ma umowę na instalacje i czy polisa budynku obejmuje zalanie. Administrator nieruchomości jest po to, żeby taka historia kończyła się jednym telefonem. Tylko że awarie to margines jego pracy. Większość dnia to rozliczenia, przeglądy, dokumentacja, umowy z dostawcami i rozmowy z mieszkańcami, którzy mają do siebie pretensje od trzech lat.
Administrator nieruchomości a zarządca nieruchomości – czy to to samo?
Prawo zna pojęcie zarządcy nieruchomości. Opisuje je ustawa o gospodarce nieruchomościami: zarządca prowadzi działalność polegającą na zarządzaniu nieruchomościami i ma obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością. Minimalna suma gwarancyjna to 50 000 euro. Od 2014 roku zawód jest zderegulowany, więc państwowej licencji nikt już nie wydaje. Zostały umowa, polisa i referencje.
Słowa „administrator” w ustawie nie znajdziesz. To nazwa funkcji, nie zawodu. W praktyce podział wygląda tak: zarządca odpowiada za nieruchomość i podejmuje decyzje w granicach umocowania, administrator wykonuje bieżącą obsługę na zlecenie wspólnoty, spółdzielni albo samego zarządcy. Zarządca powierzony, ustanowiony w umowie w formie aktu notarialnego, wchodzi w buty zarządu wspólnoty. Administrator z reguły nie.
Dlatego nazwa na wizytówce niczego nie przesądza. Ta sama firma w jednym budynku bywa administratorem, a w drugim zarządcą powierzonym, i różnią się te role zakresem odpowiedzialności, nie ceną. Sprawdzaj umowę: kto podpisuje zlecenia, kto reprezentuje wspólnotę przed dostawcami mediów, kto odpowiada za terminy przeglądów.
Czym zajmuje się administrator nieruchomości na co dzień
Budynek i technika
Tu zaczyna się najbardziej wymierna część roboty. Administrator pilnuje terminów wynikających z prawa budowlanego: przeglądu rocznego instalacji i elementów narażonych na warunki atmosferyczne, przeglądu pięcioletniego obejmującego stan techniczny budynku, corocznej kontroli przewodów kominowych i instalacji gazowej. Prowadzi książkę obiektu budowlanego, dziś w systemie elektronicznym c-KOB. Książki założone wcześniej w papierze można prowadzić w starej formie tylko do końca 2026 roku, więc to temat na teraz, nie na kiedyś.
Do tego dochodzi codzienność: zgłoszenia awarii, nadzór nad konserwatorem, sprzątanie, odśnieżanie, zieleń, oświetlenie części wspólnych, domofon, windy. Administrator zbiera oferty na remonty, sprawdza kosztorysy i patrzy wykonawcy na ręce, gdy ten kończy pracę i wystawia fakturę.
Pieniądze
Naliczanie zaliczek, księgowanie wpłat, rozliczanie mediów, przygotowanie rocznego planu gospodarczego i sprawozdania. Ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu prowadzi się osobno dla każdej nieruchomości, a rozliczenia idą przez rachunek bankowy wspólnoty. Administrator monitoruje też zaległości i przygotowuje wezwania do zapłaty. To zwykle najbardziej niewdzięczna część jego pracy, a jednocześnie ta, która decyduje o tym, czy w funduszu remontowym za pięć lat będzie cokolwiek.
Dokumenty i formalności
Spis właścicieli i ich udziałów, umowy z dostawcami wody, ciepła, prądu i wywozu odpadów, ubezpieczenie budynku, deklaracje śmieciowe, korespondencja z urzędami i nadzorem budowlanym, obsługa zebrań: zawiadomienia, projekty uchwał, protokoły, zbieranie głosów w trybie indywidualnym. Brzmi jak biurokracja, dopóki wspólnota nie musi udowodnić przed sądem, że uchwała o kredycie została podjęta prawidłowo.
Ludzie
Ta część nie mieści się w żadnej tabeli kosztów. Sąsiad zalewa sąsiada, ktoś parkuje na miejscu dla niepełnosprawnych, ktoś inny wystawia rower na klatkę, a rodzina z drugiego piętra wynajmuje mieszkanie na doby. Administrator odbiera te telefony, żeby nie odbierał ich przypadkowy właściciel z zarządu, który po trzech miesiącach ma dość i składa rezygnację.
Czego administrator nie zrobi
Nie zastąpi wspólnoty w decydowaniu. Wszystko, co wykracza poza zwykły zarząd, wymaga uchwały właścicieli: remont dachu, wymiana instalacji, kredyt, zmiana wysokości zaliczek, zmiana przeznaczenia części wspólnej. Administrator przygotuje materiały, zbierze oferty i policzy warianty finansowania. Głosują właściciele.
Nie odpowiada też za lokale. Cieknący kran w mieszkaniu, wymiana okna od strony wewnętrznej, awaria pieca w lokalu to sprawy właściciela. Granicą jest nieruchomość wspólna.
I rzecz, o której warto pamiętać przy porównywaniu ofert: administrator nie odpowiada za decyzje, których wspólnota nie podjęła. Jeżeli przedstawił kosztorys wymiany pionów, a właściciele go odrzucili, awaria dwa lata później nie jest jego winą. Pod jednym warunkiem: że zostały po tym papiery.
Ile kosztuje administrowanie nieruchomością
Stawkę liczy się najczęściej za metr kwadratowy powierzchni lokalu miesięcznie. W polskich miastach mieści się zwykle w przedziale od około 0,80 zł do 2 zł za metr, a różnice biorą się z wielkości wspólnoty, wieku budynku, liczby instalacji, obecności windy i tego, czy w cenie jest księgowość oraz obsługa prawna.
Kilkanaście mieszkań w kamienicy z 1910 roku kosztuje w przeliczeniu na metr więcej niż dwustumieszkaniowy blok z 2018 roku. Niższa stawka bywa też pozorna, jeżeli za każde zebranie poza rocznym, każde zaświadczenie i każdą windykację płaci się osobno. Warto policzyć roczny koszt obsługi, nie samą stawkę z pierwszej strony oferty.
Na co patrzeć przy wyborze administratora
Kilka rzeczy, które realnie rozróżniają firmy:
- przede wszystkim zakres oferowanych usług. Tańsza oferta nierzadko w ostatecznym rozliczeniu okazuje się znacznie droższa. Administratorzy często mamią Wspólnoty niska stawką za którą bardzo niewiele oferują.
- polisa OC z sumą gwarancyjną i aktualną datą. Bardzo ważna jest suma gwarancyjna ubezpieczenia. Wymóg ustawowy 50 000 euro w zestawieniu z realnymi ryzykami jest naprawdę stanowczo za niski. Minimalne kwoty dające sensowne i realne zabezpieczenie dla Wspólnoty zaczynają się od 2 000 000 zł. Niższe kwoty ubezpieczenia w tej branży to tylko wypełnienie obowiązku „na sztukę”. Jest to tym bardziej oczywiste, że przecież Administrator/Zarządca ma w obsłudze więcej niże dwie czy trzy Wspólnoty.
- Warto zwrócić uwagę na opinie o danym Administratorze/Zarządcy, nie należy jednak tego aspektu za bardzo przeceniać, ponieważ doświadczenie wskazuje na to, że ludzie zamieszczają przede wszystkim opinie negatywne – wtedy kiedy są z czegoś niezadowoleni. Natomiast jeśli Administrator/Zarządca wykonuje swoje obowiązki dobrze i prawidłowo to najczęściej ludzie wtedy nie zamieszczają żadnych opinii.
- możliwość zaproponowania Wspólnocie obsługi technicznej na wypadek awarii w systemie reakcji 24 h/dobę i 7 dni/tydzień z uwzględnieniem świąt oraz udostępnienia w tym specjalnego numeru dostępowego.
- dostęp właścicieli do rozliczeń online, bez proszenia o wydruk,
- jasny okres wypowiedzenia i zasady przekazania dokumentacji przy zmianie firmy
- nazwisko konkretnej osoby prowadzącej budynek, a nie sam adres biura. Chodzi o to, żeby nie było tak, że w każdym tygodniu obsługuje Was ktoś inny. Każdy Administrator/Zarządca zazwyczaj ma jakieś standardy. To jednak ludzie są zawsze gwarancją ich utrzymania. Najnowsza technologia, łącznie z najbardziej zaawansowaną sztuczną inteligencją to czynniki niesamowicie pomagające utrzymać najwyższy poziom obsługi klienta. Nie wolno jednak zapominać, że tylko i wyłącznie ludzie podejmują zobowiązania i odpowiedzialność za wartość tego co ostatecznie otrzymacie.
Ten ostatni punkt bywa najważniejszy. Wspólnota nie współpracuje z firmą, tylko z człowiekiem, który zna jej dach i wie, że od strony podwórza kostka zapada się przy studzience. I tylko człowiek może wykazać się empatią lub jej brakiem wobec Was.
Kiedy warto oddać budynek w ręce administratora
ZAWSZE !!!
Zarząd złożony z pracujących właścicieli dotychczas zwykle radził sobie nie najgorzej przez pierwszy rok. Potem zaczynały się pierwsze problemy – przesunięte terminy przeglądów, rosnące zaległości i konflikty, które nie mają już związku z budynkiem.
Obecnie po wprowadzeniu systemu KseF czyli centralnego systemu fakturowania – praktycznie jest to niemożliwe do „ogarnięcia” przez 95% klientów. Z tym aspektem potrafi sobie poradzić tak naprawdę wyłącznie osoba mająca kwalifikacje rachunkowo – księgowe. Trzeba pamiętać, że przekazanie obsługi nie odbiera wspólnocie kontroli. Zdejmuje z niej jedynie operacyjną część pracy i porządkuje dokumenty oraz wszystkie procesy zarządzania, które aktualnie staja się coraz bardziej skomplikowane.
MAGNUM NIERUCHOMOŚCI aktywnie zarządza Wspólnotami Mieszkaniowymi i obiektami użytkowymi w Szczecinie: prowadzi rozliczenia i księgowość, pilnuje przeglądów i dokumentacji technicznej, negocjuje umowy z dostawcami, nadzoruje remonty i reaguje na awarie.
Przede wszystkim jednak szuka w sposób aktywny jak najlepszych rozwiązań technicznych i funkcjonalnych, które dają mieszkańcom absolutnie wyjątkową wartość dodaną – wzrost poziomu komfortu życia w budynku oraz spadek kosztów jego użytkowania.
Decyzje zostają dalej po stronie właścicieli. Zarządca dostarcza innowacyjne rozwiązania – Wspólnota decyduje ostatecznie o ich wdrożeniu.
FAQ
Czym różni się administrator nieruchomości od zarządcy nieruchomości?
Zarządca to pojęcie ustawowe, obejmujące osobę lub firmę prowadzącą działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami, z obowiązkowym ubezpieczeniem OC. Administrator to nazwa funkcji: bieżąca obsługa budynku na zlecenie wspólnoty albo zarządcy. Zakres odpowiedzialności wynika z umowy, nie z nazwy.
Czy administrator nieruchomości musi mieć licencję?
Nie. Licencje zawodowe zniesiono z początkiem 2014 roku. Obowiązkowe pozostało ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zarządcy nieruchomości, a jego minimalna suma gwarancyjna wynosi 50 000 euro. I trzeba jasno powiedzieć, że jest to w realiach dzisiejszego rynku stanowczo ale to stanowczo za mało. Przed podpisaniem umowy poproś o kopię polisy. Zobacz czy Twój potencjalny Zarządca czy też Administrator ubezpiecza się tylko na „ustawowe minimum” czy zależy mu na tym żeby faktycznie, realnie zabezpieczyć swoich klientów.
Czy administrator może sam zlecić remont dachu?
Nie. Remont dachu wykracza poza zwykły zarząd i wymaga uchwały właścicieli. Administrator przygotowuje oferty, kosztorysy i propozycję finansowania, natomiast decyzję podejmuje Wspólnota. Administrator może jedynie zlecić bez zgody Wspólnoty doraźną naprawę dachu w celu usunięcia nagłych przecieków i ich skutków, które mogą stwarzać zagrożenie dla budynku lub poszczególnych lokali.
Kto odpowiada za przeglądy techniczne budynku?
Obowiązek spoczywa na właścicielu lub zarządcy obiektu, a w praktyce pilnuje ich administrator: przeglądy roczne, pięcioletnie, kontrole kominiarskie i gazowe. Zaniedbany przegląd kończy się mandatem, a przy pożarze lub zatruciu czadem odpowiedzialnością znacznie poważniejszą.
Jak zmienić administratora nieruchomości?
Do zmiany Administratora/Zarządcy wystarczy Uchwała Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej.
Właściciele mogą również w tym aspekcie podjąć Uchwalę uchwałę o wypowiedzeniu dotychczasowej umowy i wyborze nowej firmy, jednakże z punktu widzenia formalno – prawnego nie jest to konieczne. Do czynności zmiany Administratora/Zarządcy wystarczy decyzja Zarządu Wspólnoty mieszkaniowej podjęta większością głosów .
Czy mała wspólnota potrzebuje administratora?
Wspólnoty do trzech lokali działają na zasadach współwłasności z Kodeksu cywilnego i zarządu wybierać nie muszą. Obowiązki techniczne i rozliczeniowe mają jednak takie same, więc przy budynku z instalacją gazową i starszą konstrukcją obsługa zewnętrzna często wychodzi taniej niż koszt jednego zaniedbanego terminu. Ponadto Małe Wspólnoty nie są zwolnione z systemu KseF, więc niestety mając na uwadze małą ilość Właścicieli w takich Wspólnotach – muszą się one liczyć ze znacznie większymi kosztami przypadającymi na jednego mieszkańca niż Wspólnoty znacznie większe.
